Макс Невелов Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12). Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)
рабочего времени и расчета оплаты труда
Табель учета рабочего времени
Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.
Как заполнять табель учета рабочего времени по форме Т-13
Нельзя сказать, что эта форма имеет существенные отличия от бланка Т-12. Суть оформления Т-13 остается прежней – учитывать рабочее и нерабочее время сотрудников. Соответственно, и заполняется этот документ по аналогичной схеме.
Таким же образом заполняется шапка табеля. При тщательном рассмотрении можно лишь заметить незначительные различия в таблице. Благодаря сходству, многие считают, что эти бланки могут заменять друг друга. Но данное мнение является не совсем верным.
Так, главное отличие между этими двумя бланками состоит в процессе заполнения. Форма Т-12 используется при заполнении ответственным лицом. Причем это можно делать, как в рукописном варианте, так и в электронном формате. Что касается формы Т-13, то она считается более упрощенной. Используется она в том случае, когда учет является автоматизированным. Обычно это происходит в том случае, когда организация использует специальные системы контроля.
Образец
Правила ведения
Госкомстат РФ рекомендует использовать для учета отработанного времени сотрудников унифицированные формы Т-12 и Т-13. Допустимо вносить в них изменения исходя из специфики организации. Но существуют некоторые правила, которые необходимо соблюдать независимо от применяемой формы.
Табель ведется в одном экземпляре. Для небольшой организации это может быть единый документ, для больших предприятий возможно разграничение по отделам и подразделениям. Для ведения табеля назначается ответственный сотрудник. Заполненный табель должны подписывать руководитель и специалист по расчету зарплаты. После этого он передается в бухгалтерию, которая должна его хранить в течение одного года.
Табель не должен содержать исправлений и помарок. Если была допущена неточность, то она должна быть исправлена по правилам бухгалтерского учета: аккуратно перечеркнута одной чертой, сверху указываются верные данные, обязательно ставится подпись ответственного лица.
В табеле обязательно должны быть указаны данные по каждому сотруднику. Вносятся и убывают они только на основании приказа руководителя организации. Какие сведения необходимо указать:
- ФИО работника.
- Занимаемая должность.
- Подразделение, к которому он относится.
- Присваивается табельный номер.
Возможно добавление дополнительной информации, если этого требует специфика режима и условий работы. Например, учет работы на вредном производстве, за которую полагается дополнительный отпуск сотруднику. Каждое дополнение обязательно должно быть подтверждено приказом.
За нарушения в ведении табеля предусмотрены штрафные санкции:
- За грубые ошибки ответственному может грозить увольнение.
- За неполные данные трудовая инспекция может наложить штраф на организацию в размере 10 тыс. рублей.
- За нарушение регламента заполнения выписывается штраф 50 тыс. рублей.
- Кроме этого может быть наложено административное взыскание, в результате которого предприятие будет вынуждено простоять без работы в течение трех месяцев.
Дополнительная информация! Кроме стандартного указания явок и неявок табель позволяет учитывать сверхурочную работу, опоздания, дневные и ночные смены, работу в выходные и праздничные дни, которая должна быть оплачена в двойном размере.
Как заполнить
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.
На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.
Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.
Для чего необходим табель учета рабочего времени
Бланк представляет таблицу, содержащую сведения о присутствии на рабочем месте и числе пропусков за месяц по всем работникам учреждения. Этот бланк заполняется для:
- Бухгалтера, который, благодаря заполненному табелю начисляет работникам оплату туда, отпускные, пособия, командировочные.
- Налоговикам, которые занимаются проверкой правильного зачисления или вычитания налогов с оплаты труда. Для такой проверки сверяются сведения по отработанному времени, отображенному в табеле, со сведениями по расчету зарплаты. И если кому-нибудь выплачена зарплата за время отсутствия на работе, учреждению могут предъявить претензии по увеличению издержек, и соответственно в уменьшении налогового порога для отчисления налога на прибыль. За такое нарушение учреждение может быть оштрафовано до 40% неуплаченного размера налога (ст. 122 НК РФ). Кроме этого, учреждению придется перечислить недостающий размер налога государству, да еще и пени.
- Сотрудникам ФСС РФ. Эта организация может проверить правильность выплат пособий, выдаваемых из средств фонда.
- Трудовой инспекции, которая также может проверить по табелю, соблюдение прав трудящихся в части наличия сверхурочной трудовой деятельности. Если трудовик выявит непорядок, учреждение уплатит штраф, размер которого достигает до 50-ти тысяч рублей, а для руководства до 5-ти тысяч рублей. При повторном нарушении руководителем данной статьи, его могут снять с руководящей работы на срок до 3-х лет.
- Статистическим структурам, которые, используя данные табеля, составляют отчеты (к примеру, ф № П-4).
Таким образом, учитывая такую важную роль бланка учета отработанных часов, его необходимо правильно оформлять.
Порядок применения табеля
Организация учета отработанных часов разрешается, как в электронном, так и в бумажном виде, причем бумажный бланк является обязательным.
Вести отчетность можно по 3-м вариантам:
- Каждодневный учет, при котором протяженность рабочего дня одинакова.
- Еженедельный учет, где ежедневные отработанные часы могут отличаться, однако недельные нормы должны четко соблюдаться.
- Ежемесячный учет, который аналогичен еженедельному, однако отчетность осуществляется за месяц.
Бланк может заполняться одним работником по всему учреждению или несколькими работниками по структурным отделам учреждения. Начало записей в табеле осуществляется ежемесячно первого числа. В учреждении всем сотрудникам присваивают табельные номера. После расторжения сотрудником трудового контракта его табельный номер не должен использоваться на протяжении 3-х лет.
В табеле ежедневно проставляются отработанные часы каждым сотрудником, время нетрудоспособности, отгулов и командировок. Также в бланке отображаются все пропуски тружеников.
Добавление в табель принятых трудящихся или удаление уволившихся выполняется на основании приказов руководства об устройстве на работу и об расторжении контакта.
Оформление табеля можно осуществлять по одному из 2-х стандартных бланков: Т-12 или Т-13.
- Бланк Т-12 служит для записывания данных в бланке вручную.
- Форма Т-13 обычно используется учреждениями, обладающими автоматизированным оборудованием обработки информации.
Сведения на этих документах хранятся на протяжении одного года (установлено архивным агентством РФ).
- Скачать шаблон Т-12
- Скачать шаблон Т-13
Кто заполняет табель учета рабочего времени учета рабочего времени в 2023 году
Ответственность за табель в небольших учреждениях, обычно, возлагается на секретаря, так как он способен прослеживать за текущими приказами и поступающими ежемесячно листками нетрудоспособности. В больших учреждениях ведение табеля поручается трудящемуся, который назначается менеджером структурного отдела с последующим подтверждением приказа руководства. Руководитель учреждения может также поручить оформление табеля служащему кадрового отдела.
После окончания месяца, заполненный и подписанный бланк ответственной личностью, направляется в бухгалтерию учреждения.
Обозначения в табеле учета рабочего времени
Организация отображения сведений о работе служащих учреждения может обеспечиваться 2-мя вариантами:
- Сплошным (здесь имеется ввиду – ежедневное отображение отработанных часов и дней пропуска работы трудящимися).
- Выборочным (этот вариант подразумевает отображение только пропусков работы, опозданий, переработок и других отклонений от стандартного рабочего дня).
При ведении табеля применяются условные сокращения кодов.
Основные обозначения отображены в таблице:
| Рабочее время | Обозначение | Код |
| Трудовая деятельность трудящегося по обыкновенному распорядку | Я | 01 |
| Труд в ночной период | Н | 02 |
| Труд в праздники и в выходное время | РП | 03 |
| Переработка работника | С | 05 |
| Командировка работника | К | 06 |
| Ежегодный главный отпуск | ОТ | 09 |
| Добавочный отпуск | ОД | 10 |
| Отпуск связанный с обучением | У | 11 |
| Сокращенное рабочее время для студентов без отрыва от работы. | УВ | 12 |
| Отпуск на учебу без содержания | УД | 13 |
| Декретный отпуск | Р | 14 |
| Отпуск по наблюдению за детьми до 3-х лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск с разрешения руководства | ДО | 16 |
| Отпуск без содержания, установленного законом | ОЗ | 17 |
| Листок нетрудоспособности | Б | 19 |
| Неоплачиваемая нетрудоспособность | Т | 20 |
| Сокращенное рабочее время, установленное законом для некоторых трудящихся | ЛЧ | 21 |
| Пропуск тружеником работы для выполнения общественных поручений | Г | 23 |
| Прогул | ПР | 24 |
| Сокращение рабочего времени по инициативе руководителя | НС | 25 |
| Выходное время | В | 26 |
| Пропуск работы тружеником по неизвестной причине | НН | 30 |
| Простой по вине учреждения | РВ | 31 |
| Простой по вине трудящегося | ВП | 33 |
Каждое изменение от принятого распорядка трудовой деятельности обязано отображаться в табеле только при наличии подтверждающих справок (больничный лист, приказ о работе в праздники и выходные дни и т. д.).
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Если труженик ушел в отпуск, то по нормативам в табеле требуется обозначать «ОТ» или «ОД». Однако, здесь бывают неясности. Например, как обозначать сокращение в бланке, если отпускник заболел или отпуск пришелся в период праздника. Надо иметь ввиду, что из-за неправильного отображение кода может неправильно выполнено начисление оплаты труда. Поэтому, ответственному за ведение табеля надо внимательно изучить таблицу уловных кодов, чтобы отображать все случаи трудовой деятельности работника правильно.
Например, при отпуске сотрудника можно отмечать клеточки кодом ОТ или 09. Можно применять любое из 2-х обозначение, однако буквенное обозначение кода нагляднее. Отображать два кода не имеет смысла.
(Видео: “Порядок ведения табеля учета рабочего времени”)
Учреждение может ввести собственные коды. Законодательство этого не запрещает, однако это может создать путаницу, что в последствии может отобразиться на правильном начислении зарплаты. Поэтому лучше все-таки применять стандартные коды из унифицированной формы.
Обозначения и коды в таблице
| Код | Расшифровка | |
| буквенный | цифровой | |
| 01 | Я | Длительность рабочей смены в дневное время |
| 02 | Н | Длительность рабочей смены в ночное время |
| 03 | РВ | Длительность работы в выходные / нерабочие / праздничные дни |
| 04 | С | Длительность сверхурочной работы |
| 05 | ВМ | Длительность работы вахтовым методом |
| 06 | К | Время служебной командировки |
| 07 | ПК | Период повышения квалификации с отрывом от труда |
| 08 | ПМ | Период повышения квалификация с отрывом от работы в другой местности |
| 09 | ОТ | Оплачиваемый отпуск, который ежегодно предоставляется сотруднику |
| 10 | ОД | Дополнительный оплачиваемый отпуск, который может ежегодно предоставляться сотруднику |
| 11 | У | Дополнительный отпуск, который дается сотруднику в связи с обучением, причем предполагает сохранение среднего заработка, поскольку работник совмещает работу и учебу |
| 12 | УВ | Сокращенная продолжительность рабочей смены для обучающихся без отрыва от производства с частичным урезанием зарплаты |
| 13 | УД | Дополнительный отпуск по обучению без сохранения зарплаты |
| 14 | Р | Отпуск в связи с беременностью / родами / усыновлением грудного ребенка |
| 15 | ОЖ | Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста |
| 16 | ДО | Отпуск без сохранения зарплаты, который предоставляется работнику с одобрения начальника |
| 17 | ОЗ | Отпуск без сохранения зарплаты в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 18 | ДБ | Дополнительный отпуск, который предоставляется работнику без сохранения зарплаты |
| 19 | Б | Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия |
| 20 | Т | Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 21 | ЛЧ | Сокращенная длительность рабочего дня в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 22 | ПВ | Период вынужденного прогула из-за увольнения / перевода на другую работу/ отстранения с восстановлением на прежнем месте работы |
| 23 | Г | Отгулы из-за исполнения государственных / общественных обязанностей согласно законодательству |
| 24 | ПР | Прогулы – отсутствие на работе без уважительной причины |
| 25 | НС | Неполный рабочий день по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 26 | В | Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие дни из-за праздников |
| 27 | ОВ | Дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты (оплачиваемые) |
| 28 | НВ | Дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты (неоплачиваемые) |
| 29 | ЗБ | Забастовка, которая проводится в порядке, установленном законом |
| 30 | НН | Неявки на работу по неизвестным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| 31 | РП | Период простоя из-за работодателя |
| 32 | НП | Период простоя по причинам, которые не зависят ни от работодателя, ни от работников |
| 33 | ВП | Период простоя из-за работника |
| 34 | НО | Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) согласно законодательству |
| 35 | НБ | Отстранение от работы по причинам, предусмотренным законом, без сохранения зарплаты |
| 36 | НЗ | Приостановка работы из-за задержек выплаты зарплаты |
- 2000 – трудовые выплаты (зарплаты, вознаграждения);
- 2010 – выплаты по гражданско-правовым договорам;
- 2012 – отпускные;
- 2300 – больничное пособие;
- 2530 – оплаты в натуральной форме;
- 2760 – материальная помощь при увольнении / выходе на пенсию;
- 3020 – проценты по вкладам.
Как заполнить?
Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении. 1 раздел: учет рабочего времени.
В шапке документа обязательно указывается:
- наименование предприятия вместе с правовой формой (ИП, ООО, ОАО и так далее);
- код по ОКПО;
- отчетный период (с первого по последний день месяца);
- номер документа.
Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.
1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.
2-й столбец — фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные берутся из личных карточек работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.
4-й и 6-й столбцы – это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя — часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.
5-й и 7-й — промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.
Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, приказов, объяснительных записок):
- 8-13 — количество дней (верхняя строка) и часов (нижняя строка) с отдельным подсчетом сверхурочных часов и времени, отработанного в праздничные дни и ночью;
- 14-16 — количество неявок с указанием кода причины;
- 17 — сумма выходных дней за месяц.
2 раздел: расчет с персоналом.
Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.
Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.
В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.
Оформление
Табель рабочего времени заводится на один месяц. Ему присваивается порядковый номер по текущему месяцу. Дважды за этот период подаются данные в бухгалтерию для расчета аванса и зарплаты.
В табель попадают только штатные сотрудники, с которыми оформлены трудовые договоры. Не попадают в расчет:
- Официально не оформленные работники.
- Совместители.
- Работающие по гражданско-правовому договору.
Правила заполнения титульного листа:
- Название компании вписывается согласно Уставу.
- Указываются коды ОКПО и ОКУД.
- Документу присваивается номер.
- Прописывается отчетный период с обязательным указанием начала и окончания.
- Под датой окончания ведения документа должны будут оставить свои подписи все ответственные сотрудники. После этого табель передается на хранение сроком на 12 месяцев.
Какие графы необходимо заполнить в табличной части:
- в первом столбце прописывается номер, присвоенный каждому работнику;
- во вторую и третью графу из личной карточки работника вносятся его данные;
- четвертая графа предназначена для отметок явки или неявки. Вверху указывается код, внизу количество фактически отработанных часов;
- пятый столбец служит для отметок дней и часов, отработанных за первую половину месяца;
- в шестой графе указываются данные за весь месяц;
- столбцы с шестого по девятый содержат данные, необходимые для расчета заработной платы;
- в столбцах с десятого по тринадцатый указываются причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
- в четырнадцатом столбце находятся суммарные данные по неявкам за весь месяц;
- пятнадцатый и шестнадцатый столбцы содержат коды причин неявок за месяц;
- семнадцатый столбец показывает общее количество выходных и праздничных дней в отчетном месяце.
Таким образом заполненный документ даст полную картину посещаемости по каждому сотруднику и позволит произвести корректное начисление заработной платы.
Образец
