Чем отличается офис-менеджер от секретаря

Что писать в резюме?

Чтобы грамотно составить резюме и получить заветную должность, нужно подробно, но честно изложить всю информацию о себе: личностные, профессиональные, деловые качества, опыт работы на подобной должности, уровень образования.

Уровень ожидаемой заработной платы даст понять работодателю, что он может предложить и на что претендует кандидат.

Не давайте ложную информацию о стаже работы, образовании – всё это легко можно проверить, в этом случае вакансия для соискателя станет недоступной, ему просто откажут.

Наличие фотографии – положительный момент для кандидата, работодатель должен знать, чьё резюме рассматривает. Офис-менеджер – лицо компании, и работодателю небезразлично, кто её будет представлять.

Обязательно укажите уровень своего образования, часто работодатель на эту должность принимает специалиста с высшим экономическим, юридическим, психологическим или филологическим образованием.

Такая информация будет полезна для работодателя.

Составляя резюме, придерживайтесь его структуры:

личная информация — имя, возраст, контакты;
персональная — раздел считается не обязательным к оформлению, но лучше его заполнить;
основные навыки и умения — укажите, какими офисными программами владеете, перечислите все курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, другое дополнительное обучение, которое вы прошли;
опыт работы — перечислите все свои практики, стажировки, законченные проекты, волонтёрские программы, в хронологическом порядке укажите предприятия, на которых вы работали раньше, образование и тренинги (отразите все образовательные программы и направления, которые закончили);
рекомендации — в этом разделе укажите имена и контакты лиц, которые могут порекомендовать вас новому работодателю, отозваться о вас положительно.

Если на должность офис-менеджера претендует соискатель без опыта работы, то лучше будет вообще не отражать в резюме этот раздел. Не нужно показывать работодателю отсутствие знаний и навыков. В этом случае лучше опишите свои личные и деловые качества, какое имеете образование основное и дополнительное (семинары, тренинги).

В качестве опыта работы можно указать производственную практику, преддипломную стажировку, навыки организации конкретных мероприятий, участие в олимпиадах, конференциях, конкурсах, всевозможных тестированиях. Если у вас есть любые достижения и успехи, напрямую связанные с будущей работой, обязательно изложите эту информацию в резюме.

Источник

Обязанности и функции в компании

Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи. Именно в этом и заключается занятость и сущность деятельности офис-менеджера, который должен:

подготовить работу офиса к новому рабочему дню: проверить работу телефонов, компьютеров и оргтехники, наличие расходных материалов (бумага, заправленные картриджи для принтера);
контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях, соблюдением санитарных норм (полноценное освещение, вентиляция, температурный режим в помещениях), проверять работу сплит-систем;
своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса;
заказывать питьевую воду, моющие средства, туалетную бумагу, салфетки;
контролировать текущий документооборот: подготавливать необходимые документы, отчётность, рабочие материалы, необходимые для полноценной работы офиса, решать другие рабочие моменты и задачи;
ежедневно осуществлять контроль за работой водителя и курьера;
согласно указаниям руководителя, офис-менеджер занимается распределением обязанностей среди сотрудников, ставит перед ними задачи, доводит до их сведения нужную рабочую информацию, определяет уровень их ответственности, анализирует эффективность полученного результата;
рассчитывать и составлять смету ежемесячных финансовых расходов на содержание офиса, контролировать её исполнение;
вести табель учёта рабочего времени, количество дней и часов, отработанных каждым сотрудником в рамках календарного месяца, вовремя передавать табель в бухгалтерию для начисления заработной платы;
контролировать соблюдение трудовой дисциплины: по факту опозданий, раннего ухода с работы, прогулов работников ставить в известность руководство компании, вести учёт нарушений и несоблюдения дресс-кода;
организовывать встречи, регистрировать и помогать посетителям в решении их вопросов.

К основным компетенциям офис-менеджера относятся подготовка и проведение переговоров, совещаний, собраний:

он должен осуществлять подготовку всех необходимых материалов, обеспечивать явку на мероприятия всех заинтересованных лиц, вести протокол заседания;
вести переписку с клиентами и партнёрами фирмы, делать рассылку материалов;
работать с входящей и исходящей офисной корреспонденцией, регистрировать её, заниматься отправкой;
оказывать помощь и содействие сотрудникам в решении конфликтных и спорных ситуаций;
координировать работу офиса по завершении рабочего дня, проверять офисную технику, освещение, сплит-системы, кондиционеры на предмет их отключения от электропитания;
в некоторых случаях офис-менеджер отвечает за поиск и наём новых работников (размещает информацию о нужных вакансиях на специальных сайтах, просматривает резюме, осуществляет предварительный отбор соискателей, проводит собеседование);
письменно или по телефону информирует потенциальных клиентов о стоимости товаров и услуг согласно прайс-листу;
консультирует о расположении отделов компании, их функциях;
ведёт базу клиентов предприятия;
выполняет обязанности по ведению сайта, размещению рекламы о товарах и услугах, заказывает сувенирную продукцию, полиграфию, распространяет информационные материалы.

сайт определил, что отличие администратора от менеджера заключается в следующем:

Образование. Администраторы нуждаются в среднем или профессионально-техническом образовании, менеджер – обязательно в высшем.
Полномочия. Администратор работает в рамках своей инструкции, круг прав и обязанностей менеджера значительно шире.
Личные качества. Чтобы стать менеджером, требуется решительность, инициативность, креативность. Администратор должен быть исполнительным, дисциплинированным, внимательным.

Администратор офиса – управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Из статьи вы узнаете:

Одна из главных тенденций современного делопроизводства – растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря. Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины – активно участвовать в управлении бизнесом. Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

Разница между администратором и менеджером

Таким образом, есть смысл сравнивать только менеджеров и тех администраторов, кто задействован в управлении людьми и осуществляет распорядительные функции. На первый взгляд кажется, что особой разницы между ними нет. Но при более детальном изучении становится понятно, что менеджеру нужно высшее образование, в то время как администратору достаточно среднего или профессионально-технического.
Как правило, менеджеру позволено больше, чем администратору. Он может на свой страх и риск принимать решения, если это не противоречит интересам компании. Функции администратора прикладные: организация работы, контроль над сотрудниками, коммуникация с клиентами. Для этого не нужно особой изобретательности: достаточно точно делать то, что прикажет начальство. Много сказано и о том, что основная функция менеджмента – мотивация людей, раскрытие их внутреннего потенциала.

Требования к специалисту

В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.

Требования и качества

Чтобы занять должность офис-менеджера, кандидат должен иметь ключевые навыки, необходимые для выполнения этой работы, а также обладать определёнными личными и профессиональными качествами.

Личные

Личные качества человека – это биологические и социальные компоненты, составляющие его личность. Биологические компоненты человек получает от природы, своих родителей и предков в виде определённого набора генов. Социальный компонент – это та социальная среда, в которой рос и воспитывался человек.

Оба эти компонента формируют характер и личность, наделяя индивидуума определёнными качествами, как хорошими, так и отрицательными. Собрав вместе все черты личности человека, можно получить объективный достоверный психологический портрет.

К положительным качествам личности можно отнести такие черты характера, как:

честность;
упорство в достижении поставленной цели;
внимательность;
самодисциплина;
ответственность и организованность;
трудолюбие, усидчивость;
внутреннее благородство;
объективность;
коммуникабельность, вежливость, доброжелательное отношение к людям;
собранность, целеустремлённость, внимательность, пунктуальность;
бесконфликтность, умение разрешать спорные ситуации между сотрудниками, оптимизм и позитив во всём;
расторопность, сообразительность, услужливость;
активность, амбициозность.

За каждым этим качеством личности стоит психологическое и эмоциональное воспитание человека, его наследственность, социальная среда, в которой он вырос.

К отрицательным качествам личности можно отнести:

несобранность, невнимательность;
депрессивный взгляд на жизнь, отсутствие оптимизма;
неумение вовремя собраться с мыслями и последовательно решать поставленные задачи;
агрессивный характер;
склонность к сплетням и интригам.

Деловые

Деловые качества человека – это его способность выполнять определённые трудовые задачи и функции.

По деловым качествам можно судить, насколько эффективно соискатель сможет организовать свой рабочий процесс, насколько качественно будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности. Чтобы успешно руководить офисом, соискатель должен обладать, помимо знаний и умений, определёнными деловыми качествами, к которым относятся:

образование, уровень квалификации;
опыт работы;
быстрая обучаемость, адаптация в новых условиях;
требовательность к себе и другим;
умение работать в условиях многозадачности, одновременно решать сразу несколько вопросов;
аналитическое мышление, способность гибко и нестандартно мыслить, делать правильные выводы, обобщать;
деловая хватка;
лидерские качества;
готовность работать сверхурочно;
ораторские способности, дипломатичность и умение убеждать;
навыки делового общения.

Профессиональные

Профессиональные качества человека – это совокупность личных и деловых качеств, плюс все те навыки, которые он успел приобрести на протяжении своей карьеры. В своей профессиональной деятельности офис-менеджер должен:

обладать определёнными знаниями, навыками и умениями в области офис-менеджмента;
профессионально применять свои знания и умения на практике;
уметь работать с документами, знать принципы организации документооборота, правила формирования архива;
быть уверенным пользователем компьютера и другой офисной техники;
досконально знать процесс документооборота, работать с входящей и исходящей почтой, знать правила её регистрации, вовремя доводить резолюции руководителя до структурных подразделений, следить за сроками исполнения сотрудниками компании отписанных им документов, отправлять исходящую корреспонденцию почтой или курьером;
иметь навыки административного управления;
уметь быстро печатать, знать принципы и правила составления тех или иных документов (приказы, распоряжения, инструкции, указы);
оперативно распоряжаться полезными знаниями (контакты аварийных служб, электрика, сантехника, службы доставки обедов);
знать иностранные языки (не всегда), хотя в некоторых компаниях знание определённого иностранного языка – главное условие для кандидата, и этом случае офис-менеджер должен свободно говорить, читать и писать на иностранном языке;
уметь грамотно говорить и писать, излагать свои мысли хорошим литературным языком;
владеть навыками делового этикета.

Роль в организации работы офиса

Офис менеджер играет центральную роль в организации работы офиса. Этот специалист отвечает за планирование и контроль всех рабочих процессов в офисе, а также за управление административными задачами.

Офис менеджер отвечает за разработку и внедрение эффективных методов работы, поиска оптимальных решений в офисных процессах, а также за оптимизацию использования ресурсов. Он занимается установлением и поддержанием системы документооборота, ведением отчетности и контролем над соблюдением офисными сотрудниками установленных правил и регламентов.

Офис менеджер также обеспечивает коммуникацию всех отделов и сотрудников офиса, отвечает за подготовку презентаций, документов и отчетов. Он гарантирует, что все рабочие места в офисе обеспечены необходимым оборудованием и материалами. Кроме того, офис менеджер может выступать в роли организатора и координатора мероприятий компании, таких как конференции, семинары и корпоративные встречи.

Секретарь играет важную роль в организации работы офиса, выполняя административные и организационные задачи. Его главная задача заключается в поддержании аккуратного и эффективного офисного окружения.

Секретарь отвечает за управление общей почтой, телефонными звонками и электронной перепиской, осуществляет регистрацию входящих и исходящих документов. Он может быть ответственным за составление расписания встреч и резервирование переговорных комнат. Секретарь также может выполнять различные административные обязанности, такие как заказ офисных принадлежностей, организация деловых поездок и встреч, а также поддержка базы данных клиентов.

Секретарь играет роль личного помощника руководителя, предоставляя ему необходимую информацию и разрешая повседневные деловые вопросы. Он также может выполнять ряд других обязанностей, связанных с рутинной работой офиса.

В итоге, офис менеджер и секретарь выполняют разные функции, однако оба специалиста являются неотъемлемыми членами команды офиса, играющими важную роль в эффективной организации работы офиса и обеспечении его эффективного функционирования.

Прямые обязанности

Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.

Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.

Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?

Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. – это прямые обязанности офис-менеджера.
Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
Оформление писем, запросов – т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.

В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.

Сравнение

Если офис-менеджер является организатором, то секретаря принято считать исполнителем. Функции первого можно разделить на управленческие, административные, хозяйственные, контрольные и отчетные. Тогда как круг обязанностей секретарей намного уже. Но, несмотря на это, требования к ним предъявляются более жесткие. Поскольку секретарь является правой рукой руководителя, он должен соответствовать всем представлениям начальника об идеальном помощнике. Поэтому такой сотрудник должен, условно говоря, уметь и варить вкусный кофе, и завязывать галстук. Что же касается должности офис-менеджера, то ее способен занять любой образованный и коммуникабельный человек, обладающий навыком работы с ПК и умеющий обращаться с офисной техникой.

Подведем итог, в чем разница между офис-менеджером и секретарем.

Источник

Офис-менеджер – кто это?

Часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер – кто это?

Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.

Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.

Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.

Необходимые личные качества

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться.

Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Функции офис-менеджера в повседневной жизни компании

Функции офис-менеджера условно подразделяются на 5 групп. Среди них:

1.Управленческие функции, в соответствии с которыми определен круг обязанностей:

планирование профессионально-трудовой деятельности сотрудников офиса;
разработка и контроль функционирования организационной структуры офиса;
руководство деятельностью обслуживающего персонала (администратора, секретаря, диспетчера, курьера и т.п.), организация профобучения и стимулирование карьерного роста, распределение трудовых обязанностей и т.п.;
разработка принципов и методов реализации корпоративной культуры и профессиональной этики;
разработка стратегии общения с деловыми партнерами и клиентами.

2. Административные обязанности, предполагающие разработку схемы эффективного взаимодействия структурных подразделений компании, подготовку предложений по «зонированию» офиса и т.п.

3. Хозяйственные обязанности, включающие:

Обеспечение сотрудников офисной техникой и сопутствующими материалами, их установка на рабочее место и регистрация в органах технического обслуживания; взаимодействие со службами сервиса и т.п.

4. Контрольные обязанности, включающие:

аттестацию сотрудников офиса компании;
разработку системы внутренней отчетности;
инвентаризацию материальных ценностей.

5. Отчетные обязанности, предполагающие подготовку и представление отчетности вышестоящему руководству.

С учетом вышеизложенного, можно заключить, что от деловых навыков и личных качеств офис-менеджера зависит, насколько успешно будут развиваться дела в офисе (следовательно – и во всей компании). Без сомнения, эта должность является одной из «ключевых», поэтому так высоки требования к кандидатуре, выполняющей функции офис-менеджера.

Необходимо отметить, что вышеизложенные требования в идеале рассматриваются кадровыми службами крупномасштабных предприятий.

В рамках небольших предприятий, должность офис-менеджера компании может рассматриваться как руководитель среднего звена. В таких случаях этот специалист получает доступ к ограниченным (по сравнению с обозначенными) полномочиям. Кроме того, в его обязанности как руководителя среднего звена входит: ведение делопроизводства, совмещение функций с менеджером по персоналу (собеседование при приеме на работу новых сотрудников, поиск и привлечение квалифицированных специалистов и т.п.).

Материальная мотивация персонала: 4 уровня лояльности

В некоторых случаях должностная инструкция офис-менеджера обязует его вести первичную бухгалтерию (выписка и учет приходных и расходных кассовых ордеров, счетов-фактур, заполнение и регистрация товарно-транспортных накладных, и т.п.). В рамках торговых предприятий, офис-менеджер должен вести переговоры с клиентами и координировать процесс реализации товаров или услуг. Однако, это обстоятельство вызвано определенной безграмотностью руководящего состава в вопросах кадровой политики и намерением руководителей содержать в штате «универсальный» персонал.

Рабочие задачи:

Обязанности управляющего офисом условно делятся на пять сфер:

Управление
Администрирование
Хозяйственное обеспечение
Контролирование
Отчётность

В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:

упорядочение работы офиса в целом;
работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
организация совещаний и брифингов;
планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:

организация структуры офиса;
организация делопроизводства;
распределение документации по отделам;
организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:

организацию закупки материалов и техники;
обеспечение всем необходимым работников офиса;
работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
хранение ценностей.

В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:

ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
аттестацию сотрудников;
контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

В сфере отчётности

главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

Требуемые навыки для успешной работы офис-менеджера

Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:

Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
Отличная скорость печати для набора текстов для документов Проведение переговоров
Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
Знания принципов подбора и управления персоналом

Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.

На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?