Чем отличается копир от сканера

Введение

Оргтехника, или, как её ещё называют, офисная техника – это техническое оборудование офиса, облегчающее и ускоряющее бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность.

Офисная техника стала существенным источником технических инноваций и до сих пор претерпевает стремительное развитие.

Наиболее примитивный механизм для автоматизации вычислений — абак (один из видов счетных досок) известен со времён Древнего Рима. Заменившие его счёты появились в Европе во времена Средневековья. Примерно в то же время стала известна их модификация в Китае (суаньпань), Японии (соробан). Потребности ведения бухгалтерии в средневековых офисах стали одной из главных причин разработки и нескольковекового совершенствования механических вычислительных машин. Вершиной развития этой линии офисной техники стали табуляторы Холлерита, начавшиеся выпускаться в конце XIX века и использовавшиеся в частности для автоматизации переписи населения, проводившейся в США.

К оргтехнике относятся:

Персональный компьютер, который заменил печатную машинку. Вообще, компьютер – намного более функциональный прибор, но в качестве оргтехники он используется в основном с целью печати документов.
Принтер. Это внешнее периферийное устройство компьютера, предназначенное для вывода текстовой или графической информации, хранящейся в компьютере, на твёрдый физический носитель, обычно бумагу или полимерную плёнку, малыми тиражами (от единиц до сотен) без создания печатной формы. Если проще, то это просто прибор для переноса информации из памяти компьютера или другого носителя на бумагу или другой материал.
Копировальный аппарат. Это устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других материалах. По сути, это просто соединение принтера и сканера в единую систему.
Дупликатор – устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других материалах. Используется для тиражей от 100 копий одинаковых документов. По себестоимости это выходит дешевле, чем печать на обычном принтере.
Многофункциональное устройство (МФУ) — устройство, сочетающее в себе функции принтера, сканера, факсимильного устройства, копировального модуля. Эти функции могут присутствовать в стандартной комплектации устройства или же некоторые из них могут добавляться к базовому устройству опционально. В общем, всё в одном устройстве
Шредер (англ. shredder — измельчатель, кромсатель) — офисное устройство (оргтехника) для измельчения бумаги в очень мелкие полоски или крошечные кусочки. Правительственные организации, предприятия и частные лица используют шредеры для уничтожения частных или конфиденциальных документов: счетов, кредитных карт, банковских выписок и других документов, которые могут быть использованы для мошенничества или кражи личных данных.
Телефон. Думаю, все знают, что это такое и как он действует. Обычное всеми известное устройство связи
Факс – ещё одно средство связи. Способен передавать графическую и текстовую информацию
Телеграф – устройство, передающее информацию по проводам, радио и др. каналам связи. С появлением персональных компьютеров используется довольно редко
Офисная АТС – автоматическая телефонная станция, предназначенная для использования внутри организации. От АТС, использующихся оператором связи, в первую очередь отличается ориентированностью на малое количество обслуживаемых номеров (обычно не более ста-двухсот), разделением телефонной сети на «внутреннюю» и «внешнюю». В зависимости от типа может принимать от телефонных операторов цифровой поток, аналоговые линии или через коммутируемые сети.

Казалось бы, всем приборы одного типа выполняют одну и ту же функцию, но вы должны понимать, что у каждого производителя есть как преимущества, так и недостатки

Поэтому очень важно выбрать прибор именно той фирмы, которая вас устраивает, что бы не попасть в просак. Компьютеры мы разбирать не будем по двум причинам: 1

Там слишком много составляющих 2. Эти составляющие легко могут быть от разных фирм, которых очень много, поэтому на разбор всего уйдёт много времени и текста.

Итак, начнем с принтера.

Всего существует 3 вида принтеров:

Матричные
Струйные
Лазерные

В чем преимущества и недостатки использования копировальной машины и сканера

Преимущества использования копировальной машины:

Простота использования: копировальная машина обычно имеет понятный интерфейс, что делает ее доступной для любого пользователя;
Быстрая печать: копировальная машина позволяет мгновенно создавать копии документов без необходимости настройки или ожидания;
Множество возможностей: современные копировальные машины могут выполнять различные функции, такие как автоподача бумаги, двухсторонняя печать и настройка яркости;
Распространенность: копировальные машины широко распространены и доступны в офисах и общественных местах, что делает их удобными в использовании.

Недостатки использования копировальной машины:

Ограниченные возможности: копировальные машины обычно предназначены только для копирования бумажных документов и не могут выполнять другие функции, такие как сканирование или сохранение электронных копий;
Потребление тонера: копировальные машины требуют регулярной замены тонера, что может быть дополнительной затратой;
Ограниченная мобильность: копировальные машины обычно имеют больший размер и вес в сравнении со сканерами, что ограничивает их мобильность и удобство перемещения.

Преимущества использования сканера:

Возможность создания электронных копий: сканеры могут преобразовывать бумажные документы в электронный формат, что позволяет сохранять их на компьютере или в облаке;
Высокое качество сканирования: современные сканеры обеспечивают высокое качество сканирования с четкими деталями и правильной цветопередачей;
Удобство передачи: электронные копии могут быть легко переданы через электронную почту или другие средства связи;
Мобильность: многие сканеры имеют компактный размер и вес, что обеспечивает их мобильность и удобство использования в различных местах.

Недостатки использования сканера:

Более сложное использование: сканеры требуют настройки и понимания программного обеспечения для работы с электронными копиями;
Большее время сканирования: процесс сканирования может занимать больше времени, особенно при необходимости сканирования большого количества документов;
Дополнительные затраты: качественные сканеры могут стоить дороже копировальных машин и требовать частой замены расходных материалов, таких как сканерная бумага или калибровочные листы.

Шредер

Шредер для бумаги может быть представлен устройством, которое имеет разные размеры и стоимость.

В продаже можно найти самые простые приборы, которые предназначены для уничтожения нескольких страниц. При необходимости можно приобрести и достаточно крупные машины, которые применяются представителями специальных предприятий по уничтожению. Такие приборы могут стоить до нескольких сотен тысяч долларов, их производительность составляет миллион документов в час. Есть и особые шредеры-грузовики.

Если же речь идет об обычном приборе, то он представляет собой электрическое устройство. Однако и сегодня можно встретить шредеры такого назначения, которые предусматривают ручное управление. Подобные агрегаты обладают множеством лезвий и специальными ножницами.

Уровни безопасности

В первую очередь шредеры различают по уровням безопасности.

Если речь идет о первом уровне, то в итоге получаются полосы, размер которых составляет 12 миллиметров.
На втором уровне полосы обретают в 2 раза меньший размер.
Следующий уровень позволяет получить полосы в 2 миллиметра, что уже считается конфиденциальным.
Четвертый уровень – это частицы, размеры которых составляют 2х15 миллиметра.
Наибольшую секретность обеспечивает пятый уровень, при котором частицы обладают габаритами, равными 0,8х12 мм.
Максимальная секретность – это шестой уровень, при котором частицы имеют размеры, равные 0,8х4 миллиметра.

Бюджетные шредеры

Бюджетный шредер – это прибор, который может сделать из документа полоски. Такие действия производятся посредством вращающихся ножей. Полоски можно восстановить, поэтому данный вид уничтожения является менее безопасным. Помимо прочего, этот способ создает самый большой объем отходов.

Шредер может быть представлен и конфетти-прибором, который имеет в своей конструкции пару вращающихся барабанов, они режут кусочки, которые могут иметь вид ромбов, параллелограммов или прямоугольников. Приборы-крошители образуют круглые или прямоугольные кусочки.

Самые безопасные шредеры

Безопасный шредер отличается от бюджетного тем, что способен размельчить лист настолько, что его будет невозможно восстановить.

Сюда можно отнести грануляторы и дезинтеграторы. Принцип действия таких машин основан на многократном разрезании документа до тех пор, пока элементы не окажутся достаточно маленькими для того, чтобы пройти через сетку. Можно выделить и мясорубки-шредеры, они пропускают бумагу сквозь специальный экран, производя измельчение.

Промышленные шредеры

Промышленные шредеры предназначаются для измельчения магнитных носителей, пластиковых карточек, которые обладают после процедуры таким размером, который обеспечивает третью степень секретности.

К данной разновидности устройств можно отнести дробилки, которые измельчают древесину, макулатуру, автомобильную резину, кожу в больших объемах.

Восстановление документов

Производители подчеркивают, что после уничтожения данных может возникнуть необходимость их восстановить. Если элементы не были перемешаны, то остатки документа находятся близко друг от друга. Восстановление можно произвести даже вручную.

После 1979 года производители США добавили к своим приборам возможность уничтожения документов методом распыления и химического разложения. Стоит учесть, что такие приборы будут стоить дороже по сравнению с теми, которые обеспечивают уничтожение не столь высокой секретности.

Интересным фактом считается то, что некоторые компании сегодня предлагают свои услуги по восстановлению документов. Цена восстановления одного листа, который прошел перекрестную обработку лезвиями, составляет 100 000 долларов.

Вреден ли ксерокс для здоровья человека

Во время печати копир выделяет вредные органические газы, в которых могут содержаться канцерогенные вещества: толуол, бензол, трихлорэтан, ксилол и другие. Компонентами покрытия для фотобарабанов служат такие химические вещества, как сульфид кремния, селен. Когда изображение переносится на бумагу, эти вещества испаряются и могут попасть в организм.

Многих сотрудников фирм или государственных учреждений интересует, вреден ли ксерокс для здоровья на самом деле, и как снизить его потенциальную опасность при взаимодействии с аппаратом. Точный ответ на вопрос дан медицинскими специалистами и подробно изложен в СанПиН от редакции 2003г. Правила использования копировальной техники регламентированы нормами СанПиНа (пункт 2.2.2.1332-03):

расстояние аппарата от рабочей зоны должно быть не менее 1 м, от стены или колонны – не менее 60 см;
кубатура помещения должна быть не менее 15 м³ при площади 6 м² — минимальные показатели на одного человека.

Потенциально опасное воздействие копировального аппарата можно существенно снизить, соблюдая рекомендации медицинских сотрудников.

Обеспечить качественную вентиляцию и кондиционирование помещения.
Использовать ионизатор воздуха.
Уровень влажности должен быть не менее 55-60% (верхняя граница нормального уровня влажности для человека).
Превысить дистанцию от аппарата до человека на 50% от минимальной нормы, установленной СанПиНом.
Своевременно обслуживать технику.

Таким образом, становится ясно, что использование аппаратов небезопасно. Вредные для человека компоненты и испарения от печатающего устройства способны спровоцировать онкологию, аллергические реакции, их воздействие негативно сказывается на общем состоянии человека.

Однако не стоит преувеличивать вред аппаратов для человека. Основным критерием опасности является концентрация химических веществ в воздухе, а к негативным последствиям приводит избыточное скопление этих веществ в организме. Кратковременное использование копира дома или в небольшом офисе едва ли навредит человеку, особенно при соблюдении рекомендаций врачей.

Современные модификации копировальной техники стали прорывом в делопроизводстве, индустрии рекламы и печати. Аппараты просты в использовании и обладают понятным управлением. При соблюдении норм, установленных медицинскими специалистами, устройство не нанесет вреда организму и увеличит производительность труда, что повысит результат деятельности человека.

ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ

Из сказанного выше в общем и целом ясна «история» копира — от простого аналогового «ксерокса», ставшего цифровым, линейки моделей «разрослись» до симбиоза трех-четырех устройств с множеством дополнительного оборудования и обширнейшим диапазоном возможностей. Что будет дальше? Вариантов много, выбор между ними зависит от целесообразности, удобства и эффективности. Возможен, например, переход от документ-системы к документ-серверу, то есть электронному хранилищу данных, представленных в печатном виде, что означает усложнение программно-аппаратного комплекса, увеличение объема жесткого диска. Или передача «многофункционалу» всех функций электронной связи с «внешним миром», почтового сервера.

В одном можно быть уверенным: монохромные аппараты в ближайшем будущем потеряют свою доминирующую роль и, если не исчезнут совсем, будут использоваться очень ограниченно, как, к примеру, монохромные мониторы или кассетные магнитофоны. Кто бы мог подумать на заре существования стандарта DVD, что сегодня DVD-проигрыватель будет стоить в несколько раз меньше, чем в то время стоил DVD-диск?

Уже сейчас цветные аппараты приближаются по стоимости к монохромным. Единственный реальный барьер на пути увеличения объема продаж — косность мышления руководителей и сотрудников, считающих, что цвет в офисе не нужен. Однако есть множество контрдоводов. В первую очередь цветное устройство необходимо специалистам отделов маркетинга и рекламы. «Избитый» пример — аутсорсинг в сфере печати, то есть привлечение сторонней типографии к тиражированию различных печатных материалов. Если предприятие не занимается средствами массовой информации, а всего лишь сталкивается с задачами типа изготовления относительно небольших тиражей цветной бумажной продукции (например, брошюр для презентации или участия в выставке), эффективнее и дешевле делать это с помощью собственного высокопроизводительного цветного печатающего устройства. Это называется «оперативная полиграфия».

Интересно, что именно маркетинговые работники способны максимально эффективно внедрять цветные машины. Причем как для внешних, так и для внутренних нужд. Казалось бы, зачем нужен цветной принтер в бухгалтерии? Ответ прост: любой текст легче и быстрее читать, в нем проще ориентироваться, если ключевые моменты и смысловые блоки выделены цветом. А если вы сдаете авансовый отчет, то даже один цветной элемент — логотип — отличает документ, придает солидности и способен изменить отношение к вам сотрудника отчетной организации.

Дополнительные возможности таких устройств

Многие пользователи оснащают приобретенное многофункциональное устройство дополнительными возможностями. Они подключаются за отдельную плату, и при этом позволяют в еще большей степени упростить работу с данным агрегатом.

Одними из популярных функций являются:

Дуплекс.

Эту дополнительную возможность имеют и обычные печатные приборы. Что такое дуплекс в принтере? Под этим понятием подразумевается осуществление печати на листе с двух сторон. Это позволяет перевести в печатный вид многостраничный документ, оформив его в виде книги.

Автоподача.

Дуплекс, как и в принтере, обязательно сопровождается функцией автоподачи. В этом случае для двухсторонней печати не потребуются какие-либо действия со стороны человека. Машина автоматически перевернет лист. Такая функция очень облегчает печать, она является удобной, актуальной и незаменимой в применении.

В современные МФУ в более редких случаях внедряют другие функции, которые превращают его в умную компьютерную машину. Устройства иногда предпочитают подключать к сети Ethernet, после чего становится возможным отправлять изображения на печать по электронной почте.

Лазерные принтеры

Принцип печати, который используют различные виды лазерных принтеров, является примерно одинаковым со стандартными копировальными аппаратами – используется специализированный печатающий фотобарабан, но вместо света лампы присутствует луч лазера. Изображение в данном случае формируется посредством переноса на бумагу специализированного порошкового тонера, который после этого расплавляется, проходя через отдельные валы, и окончательно закрепляется на поверхности бумаги.

Недостатки лазерных принтеров:

Стоимость
Необходимость прошивки принтера в некоторых случаях для того, чтобы получить возможность дозаправки картриджа. Но в этой ситуации вы полностью потеряете право на возможность получения гарантийного обслуживания, да и стоимость самой прошивки является достаточно высокой, в связи с чем такой вариант становится не слишком актуальным, и более выгодно вам было бы купить аппарат, который изначально не имеет такой защиты.

Преимущества лазерных принтеров

Предельно высокая скорость печати – изображение наносится практически мгновенно.
Идеальное качество изображения вне зависимости от того, какие чернила используются для печати в каждом конкретном случае.
Достоверность полученного изображения. Другими словами, даже если после печати на лист случайно попадет вода, никаких негативных последствий вы не увидите вне зависимости от того, какие виды бумаги для принтера вами используются.
Практически бесшумная работа.
Низкая стоимость расходных материалов.

Как работает копир?

Принцип работы довольно прост:

На стеклянную поверхность помещается образец.
Крышка закрывается, и лампа создаёт равномерное освещение.
За счёт отражения с образца формируется оптическая картинка отрицательными и положительными зарядами.
Далее частицы покрывает тонер, а результат отпечатывается на бумагу.

Параметры выбора

Копировальный аппарат довольно сложный прибор. Каждая модель обладает определёнными техническими особенностями, влияющими на качество копий. Чтобы выбрать устройство, подходящее именно вам, нужно определиться с требованиями и техническими характеристиками.

Определяем количество копий

Предполагаемое количество печатных копий за цикл, один из основных критериев выбора. Нет смысла выкладывать лишние деньги за профессиональную технику, способную печатать быстро и в большом количестве, если требования ограничиваются десятком текстовых документов. Такие аппараты имеют большие габариты и неоправданно займут много места в офисе.

Копиры быстро израсходуют ресурс при слишком высокой нагрузке. Производитель указывает ресурс в документации. В случае его превышения, узлы машины начнут выходить из строя. Тогда увеличатся расходы на ремонт. Например, копиры производящие более 8 копий в минуту имеют следующий ресурс в процентном отношении:

Формат	Количество копий в минуту	Общий ресурс
А4	8-12	150 000
А4	12-15	200 000
А3	15-18	450 000
А3	18-22	700 000
А3	22-27	1 300 000
А3	27-40	1 800 000
А3	40-51	3 000 000
А3	51 и более	6 000 000

Лучше всего брать аппарат, способный выдавать немного больше месячной потребности в печати. Запаса должно хватить для повседневной работы, плюс на непредвиденные нужды компании в будущем.

Стоимость копий

Следующий параметр — стоимость эксплуатации. Расчёт можно сделать, поделив цену картриджа и тонера на количество копий, производимых в месяц. К этому числу прибавьте стоимость сменных деталей делённую на месячный ресурс. Справедливо учесть и визит сервисного инженера. Не всё можно выполнить самостоятельно. Потребляемая мощность, измеряемая в кВт в час, также имеет значение. После определения цифр легко вывести и стоимость одной копии. Копировальные автоматы с высокой производительностью отличаются меньшей стоимостью копий.

Размер

Максимальный размер копий также зависит от будущих требований. Большинство ограничивается форматом А4, но в случае книжного разворота понадобится формат — А3

При выборе важно не ошибиться с минимумом. Копиры рассчитанные на большой формат спокойно сделают небольшие копии, но наоборот, не работают

На большей части устройств получится редактировать масштаб в диапазоне от 25 до 400%.

Скорость работы

Скорость копирования важна при выполнении крупных объёмов работ. Когда печать осуществляется большими партиями необходимо, чтобы процесс происходил быстро. В бытовом использовании характеристика второстепенна. Большой ресурс аппаратов, говорит и о высокой скорости копирования.

Разрешение печати

От количества точек на дюйм, зависит чёткость изображения. Единица измерения — dpi. Легко проверить, если посмотреть на изображения с низким разрешением, можно будет заметить зернистость.

Копир против многофункционального принтера

Важно понимать, что сетевой копировальный аппарат, выполняющий несколько функций, отличается от автономного копировального аппарата. Автономный копировальный аппарат — это машина, к которой вы должны подойти, чтобы использовать ее; Другими словами, вы не можете отправить документ на печать с компьютера

Автономные копировальные аппараты — хороший вариант для организаций, которые ежедневно делают большое количество копий и часто используются в юридических или бухгалтерских фирмах.

Функция сравнения

Функция автономного копировального аппарата не требует пояснений: он копирует документы. Копировальные устройства, подключенные к сети и выполняющие несколько функций, часто печатают, сканируют, копируют и отправляют факсы.

С другой стороны, многофункциональный принтер разработан с учетом многозадачности. МФУ обычно печатают, сканируют, копируют и отправляют по факсу, а также копируют в файл (например, создают PDF-файл из отсканированного документа).

Сравнение характеристик

Именно здесь копировальные аппараты и многофункциональные принтеры становятся более разными. Копировальные аппараты и МФУ имеют разные функции, которые можно использовать по-разному. Копировальные аппараты хорошо подходят для интенсивного использования и производства документов. Машины на базе копировальных аппаратов часто предназначены для выполнения тяжелых работ с такими функциями послепечатной обработки, как брошюровка и сортировка.

Многофункциональные принтеры хорошо подходят для повседневного использования в офисе. Они могут справиться с обычным сканированием, копированием, отправкой факсов и печатью и, как правило, являются хорошим универсальным устройством для совместного использования в офисе.

Фотокопировальные устройства – это стандартное офисное оборудование, которое используется с 1970-х годов. По мере развития технологий большинство копировальных аппаратов в офисах сегодня являются «многофункциональными» устройствами.Может быть трудно отличить фотокопировальный аппарат от сканера, поскольку они работают схожим образом, но методы вывода сильно различаются.

Начальные процессы фотокопирования и сканирования идентичны. Вы кладете документ на планшет — плоскую стеклянную поверхность в верхней части устройства или в устройство подачи документов (что позволяет копировать или сканировать несколько листов одновременно). Затем вы нажимаете кнопку, и аппарат получает цифровое изображение документа.

Однако следующие этапы процесса совсем другие. Если машина является копировальным аппаратом, она просто печатает цифровое изображение на одном или нескольких чистых листах бумаги. Если машина является сканером, она сохраняет цифровую копию изображения и передает ее на компьютер (по электронной почте или сети) или сохраняет ее на USB-накопителе или карте памяти.

Копирование документов — более простой процесс, чем сканирование. Большинство копировальных аппаратов требуют, чтобы пользователи нажали кнопку, чтобы начать процесс фотокопирования. Доступны дополнительные кнопки для изменения качества печати или увеличения количества копий. Напротив, сканирование требует от пользователей базовых знаний о компьютерах для управления передачей, хранением и редактированием сканированных изображений. Когда вы нажимаете кнопку для сканирования, вы можете столкнуться с всплывающим сообщением, спрашивающим, что делать дальше — сканировать в папку или по электронной почте.

Сканеры — это инструмент для владельцев бизнеса, которые хотят перейти на “безбумажную” бумагу, но если вы предпочитаете использовать бумагу для передачи и записи документов, то копировального аппарата будет достаточно. Однако сегодня любые устройства совмещают в себе эти две функции. Многофункциональные устройства объединяют принтер, копировальный аппарат и сканер в одно устройство, предоставляя вам все возможности, а также возможность факса.

Принтер hp color laser 150nw как подключить

Потрясающее качество печати — не единственное преимущество наших принтеров
Картинки для принтера, чтобы краска не высохла
ML 1610d3 для какого принтера
Не удалось создать папку извлечения веб-пакета при подключении принтера

Сканер: определение и принцип работы

Процесс сканирования начинается с того, что сканер перемещается вдоль поверхности объекта и регистрирует световые отклонения, отраженные от различных пикселей печатного или рисованного изображения. Затем полученные данные преобразуются в цифровой формат, который может быть сохранен на компьютере или распечатан.

Сканеры могут быть односторонними и двусторонними. Односторонние сканеры могут сканировать только одну сторону листа бумаги за один проход, в то время как двусторонние сканеры могут сканировать обе стороны листа бумаги одновременно.

Сканеры имеют разные разрешения, которые определяют качество сканирования. Чем выше разрешение, тем более детализированной будет полученная электронная копия. Однако высокое разрешение требует больше времени на сканирование и занимает больше места на компьютере.

Сканеры используются в различных сферах, включая домашнее использование, офисные центры, архивы и специализированные службы печати. Они позволяют сохранять важные документы в электронном формате, обрабатывать и редактировать изображения и обмениваться информацией с помощью электронной почты или цифровых платформ.

Преимущества сканера:
— Создание электронной копии документа или изображения;
— Возможность редактирования и обработки изображений после сканирования;
— Удобное сохранение и передача электронной информации;
— Возможность сохранить важные документы в электронном виде для долгосрочного хранения.

Весьма очевидно, что сканеры играют важную роль в повседневной жизни, делая процесс обработки и хранения информации более эффективным и удобным. Выбор сканера зависит от ваших потребностей и бюджета, но помните, что правильно подобранный сканер может значительно упростить вашу работу.

РОССИЙСКИЕ РЕАЛИИ

Увы, значительная часть отечественных потребителей до сих пор воспринимает копир как «ксерокс» аналоговой эпохи. Причин для такого медленного «сдвига общественного сознания» две. Основная — специфика образования. Компьютерная техника еще мало распространена в наших учебных заведениях, особенно в школах. Среднестатистический российский офисный работник весьма поверхностно знаком с оргтехникой, а часто недостаточно подготовлен к работе с ней. Из-за инертности мышления возникает заблуждение — чем техника проще, тем она удобнее и эффективнее. У нас до сих пор есть спрос на аналоговые копиры, хотя почти все ведущие производители от них уже отказались.

Другая причина — наша «рыночная» культура. Покупка нового устройства в организации почти всегда происходит следующим образом. Сотрудник (обычно из IT-отдела) решает, что фирме нужен определенный аппарат с некоторым набором возможностей. Он информирует об этом начальника отдела, тот советуется с коллегами, ставит в известность своего руководителя и так далее. Некоторое время уходит на обсуждение, и в конце концов директор, который обычно несведущ в таких вопросах, но замучен заверениями в острейшей необходимости данного аппарата, принимает решение, подписывает счет и — вуаля! — устройство приобретено. А далее — безрадостная картина: рядовые сотрудники не понимают, как к нему подступиться и зачем оно нужно. В итоге его используют не полностью, часть функций не задействована, и получается, что деньги потрачены зря.

В развитых странах вопросом оснащения офисной техникой занимаются специализированные фирмы. Они исследуют предполагаемые и существующие потребности организации (проводят системный анализ) и в соответствии с ними вырабатывают комплексное решение по управлению документооборотом, определяют четкую иерархию оргтехники. У нас этого, к сожалению, пока нет, но есть надежда, что ситуация постепенно изменится к лучшему.